Atualização da força de vendas na semana de fechamento: o erro que trava o faturamento sem ninguém perceber a tempo

Quando o sistema comercial é atualizado fora do período de fechamento, com a nova versão testada contra o ambiente do cliente antes de entrar em produção, o time tira pedido normalmente na semana em que mais precisa vender. A semana de fechamento costuma reunir os últimos dias do mês, quando o time corre para bater a meta, e os primeiros dias úteis do mês seguinte, quando o faturamento é consolidado. Nesse período, pedidos, notas fiscais e a integração com o ERP precisam funcionar sem interrupção.

Algumas horas de sistema fora do ar viram dias de reconciliação.

Entre as indústrias que procuram a Arturia Sales Tech, uma queixa aparece com frequência: o fornecedor atual atualiza o sistema bem na semana de fechamento, e o time passa dias sem conseguir lançar pedido. Toda plataforma precisa de atualização, e o tamanho do estrago depende da semana em que ela acontece.

Por que a semana de fechamento é o pior momento para atualizar

Fora do fechamento, uma instabilidade no sistema de vendas atrapalha. Dentro dele, vira um problema sério. É quando o volume de pedidos é maior, quando o financeiro precisa consolidar o faturamento e quando qualquer atraso na integração se acumula.

O mesmo evento técnico, a integração fora do ar por algumas horas, custa muito mais dependendo de quando acontece. Em outra semana do mês, a operação tem folga para absorver e corrigir. No fechamento, essa folga acaba: pedido que não é lançado, faturamento que atrasa e representante parado esperando o sistema voltar.

O que acontece quando a integração cai no fechamento

O padrão costuma se repetir:

1. O fornecedor atualiza o sistema, muitas vezes sem aviso ou com pouca antecedência.
   

2. A integração entre o sistema de vendas e o ERP para de responder.
   

3. O vendedor não consegue lançar pedido pelo aplicativo ou pela versão web.
   

4. O time comercial passa a registrar pedido à mão, em papel, planilha ou WhatsApp, como solução temporária.
   

5. Quando a integração volta, alguém precisa conferir tudo o que foi lançado à mão contra o que está no ERP.
   

É no passo 5 que o problema cresce. Cada pedido lançado fora do fluxo automático pode trazer preço divergente, desconto errado, cliente duplicado ou nota fiscal emitida com dado incorreto.

O pedido lançado à mão vira outro problema

O pedido no papel tira o vendedor do aperto e cria trabalho para o escritório.

O lançamento manual existe para a operação não parar enquanto o sistema está fora do ar. Serve de ponte por algumas horas. Só que cada pedido que entra por esse caminho chega sem a validação de estoque, sem a política comercial aplicada e sem a checagem de limite de crédito.

Numa semana comum, esse risco é absorvível. No fechamento, com mais pedidos e menos tempo para corrigir antes de faturar, o mesmo erro pequeno vira retrabalho espalhado pela operação.

O que é um pedido pronto para faturar

Um pedido pronto para faturar chega ao ERP sem precisar de nenhuma intervenção manual: crédito validado, política comercial aplicada, estoque confirmado e dados do cliente consistentes. Ele sai do vendedor, passa pela integração e chega faturável do outro lado, sem parar para alguém corrigir.

Na Arturia Sales Tech, é assim que o pedido de venda nasce. A política configurada no módulo de Inteligência Comercial trava preço, desconto, alçada e mix no momento em que o vendedor monta o pedido no Força de Vendas, e o pedido entra no ERP sem redigitação. No Android, o app monta o pedido com essas regras mesmo sem conexão, e o pedido fica salvo no aparelho até o sinal voltar.

Se a comunicação com o ERP falha, o vendedor continua lançando pedido normalmente na plataforma, com a política aplicada. O pedido aparece com status de erro de integração, fica guardado e é reenviado automaticamente em intervalos regulares. O intervalo tem um padrão e pode ser ajustado para cada cliente. Quando o ERP volta a responder, o pedido sobe sozinho, sem ninguém redigitar nem conferir pedido por pedido.

Quando o pedido depende de digitação para existir no ERP, ele passa a depender da disponibilidade e da atenção de quem lança, justamente na semana em que essa pessoa tem menos tempo.

Como reduzir o risco na prática

Duas frentes reduzem esse risco, e dá para verificar as duas antes de assinar com um fornecedor.

Calendário de manutenção fora do período crítico. A atualização do sistema comercial pode e deve ficar fora da semana de fechamento. Quando o fornecedor planeja a manutenção fora desse período, a maior parte do risco desaparece antes de existir. Para valer, essa regra precisa estar escrita em contrato ou em SLA.

Atualização que respeita as customizações do cliente. Parte das quedas de integração acontece quando o fornecedor atualiza o núcleo do sistema para todos os clientes ao mesmo tempo, e a nova versão não conversa com as customizações de quem tem rotinas próprias. Na Arturia Sales Tech, a migração para uma nova versão traz as customizações do cliente e passa por testes de homologação com ele antes de entrar em produção. O cliente também não é obrigado a migrar no dia em que a versão nova é lançada.

Perguntas para fazer ao fornecedor

Antes de assinar ou renovar contrato, vale perguntar:

• Existe uma janela de manutenção formal, definida em contrato, que exclui o período de fechamento?

• Com quantos dias de antecedência as atualizações são comunicadas?

• A atualização passa por homologação no ambiente da empresa antes de ir para produção, ou é aplicada igual para todos os clientes ao mesmo tempo?

• Existe suporte prioritário e retorno rápido à versão anterior se algo quebrar?

• Quem, do lado do fornecedor, avisa a operação antes de uma manutenção programada?

Se a resposta para qualquer uma for "não sei" ou "depende", o risco não está mapeado pelo fornecedor e tende a aparecer na pior semana do mês. Quando as respostas são ruins e o problema se repete, é hora de avaliar se chegou o momento de trocar de sistema comercial.

Quem paga a conta da reconciliação

O pedido lançado à mão custa tempo duas vezes. A primeira é óbvia: alguém precisa digitar o pedido enquanto o sistema está fora do ar. A segunda costuma passar despercebida até virar um problema maior. Quando a integração volta, alguém do backoffice ou do financeiro precisa conferir cada pedido manual contra o que deveria ter sido gerado automaticamente.

Essa conferência dá trabalho. É preciso checar se o preço bate com a tabela vigente, se o desconto está dentro da política, se o estoque informado ainda vale e se os dados do cliente foram digitados certo. Cada item é uma checagem a mais, na semana em que o financeiro já está pressionado para fechar o mês.

Na prática, uma instabilidade que durou algumas horas gera dias de reconciliação, ocupando um time que deveria estar fechando o resultado do mês.

Quer ver como o pedido chega ao ERP pronto para faturar, inclusive na semana de fechamento? Fale com um especialista da Arturia Sales Tech.

Perguntas frequentes

O que é a semana de fechamento no processo comercial? 

É o período que costuma reunir os últimos dias do mês, quando o time corre para bater a meta, e os primeiros dias úteis do mês seguinte, quando o faturamento é consolidado. Pedidos, notas fiscais e integração com o ERP precisam funcionar sem interrupção nessa janela.

Por que atualizar o sistema na semana de fechamento é arriscado? 

Porque é quando o volume de pedidos e a dependência da integração com o ERP são maiores. Uma instabilidade de algumas horas que seria absorvida em outra semana se acumula e vira gargalo quando a operação tem menos tempo para corrigir.

O que acontece quando a integração com o ERP cai no fechamento? 

Quando o sistema de vendas depende da integração para registrar o pedido, o vendedor para de lançar e o time passa a anotar pedidos à mão, que depois precisam ser conferidos um a um. Na Arturia Sales Tech, o pedido continua sendo lançado na plataforma com a política aplicada, fica com status de erro de integração e é reenviado automaticamente até o ERP voltar a responder.

O que é um pedido pronto para faturar? 

É o pedido que chega ao ERP sem intervenção manual, com crédito validado, política comercial aplicada, estoque confirmado e dados do cliente consistentes. Na Arturia Sales Tech, preço, desconto, alçada e mix são travados pela política no momento em que o vendedor monta o pedido.

Como evitar que a atualização do sistema trave o fechamento? 

Exigindo em contrato uma janela de manutenção fora do período de fechamento, aviso prévio das atualizações e homologação da nova versão no ambiente da empresa antes de ela entrar em produção.

Como a Arturia Sales Tech lida com atualizações de versão? 

A migração para uma nova versão traz as customizações do cliente e passa por testes de homologação com ele antes de entrar em produção, e o cliente não é obrigado a migrar no dia do lançamento. Com o Protheus, a integração fica pronta em até uma semana. Para outros ERPs, escopo e prazo são levantados caso a caso.