Como eliminar planilhas da operação comercial: guia para indústrias em crescimento

14 de set.

5 min de leitura

Atualizado: há 22 horas

Pedido, margem e política comercial ficam no mesmo lugar e se atualizam a cada venda, sem ninguém precisar consolidar planilha no fim da semana. Eliminar as planilhas da operação comercial significa passar para um sistema o papel de registro oficial de pedido, preço e desconto, com a regra aplicada automaticamente. A Arturia Sales Tech, plataforma brasileira de gestão comercial para indústrias, conduz essa mudança em empresas que já chegaram ao limite da planilha.

Duas versões da mesma planilha de pedidos abertas ao mesmo tempo — Mais de uma versão do mesmo arquivo circulando é o primeiro sinal de risco.

A planilha cumpre bem o papel até o volume passar da capacidade de revisão de uma pessoa. O guia abaixo ajuda a reconhecer esse ponto e a sair dele sem parar a venda.

Gestores maduros descobrem o erro antes do fechamento

Toda indústria começa na planilha, e esse é o ponto de partida natural. O pedido chega por WhatsApp, o gestor lança no arquivo, atualiza o preço na mão e manda para o financeiro por e-mail. Com dez clientes e dois vendedores o processo funciona, porque quem monta o arquivo e quem lê o arquivo é a mesma pessoa.

O que muda é o volume. Cada vendedor novo é mais uma cópia do arquivo circulando, cada atualização de tabela depende de alguém copiar e colar em várias abas sem errar, e um erro de fórmula muda o número final sem que ninguém perceba até o cliente reclamar. Raymond Panko, pesquisador da Universidade do Havaí que reuniu auditorias de campo de planilhas usadas em empresas, encontrou erro em 94% dos arquivos auditados, segundo estudo de Dartmouth sobre planilhas operacionais. Cada célula editada à mão é um ponto novo de falha, e ninguém revisa célula por célula toda semana.

O custo também aparece no tempo. O McKinsey Global Institute estimou que profissionais passam quase 20% da semana procurando informação interna ou localizando colegas que possam ajudar numa tarefa. Uma planilha diferente por vendedor, por região e por mês multiplica esse tempo a cada arquivo aberto.

Em algumas operações, a planilha nem dá conta do volume. Na Italac, em que o preço do leite muda quase todo dia, a plataforma da Arturia Sales Tech atualiza cerca de 400 tabelas de preço diariamente, um trabalho que nenhuma equipe faria em arquivo sem errar.

→ Saiba mais sobre por que o ERP sozinho não resolve a operação comercial aqui

Como saber se a planilha já virou risco

Cinco sinais costumam aparecer antes da crise. Quando dois deles se repetem toda semana, o volume já está controlando o arquivo:

Mais de uma versão do mesmo arquivo circulando por e-mail ao mesmo tempo.
Vendedor aplicando desconto que não bate com a tabela oficial.
Gestor descobrindo erro de pedido só depois que o cliente reclama.
Fechamento do mês dependendo de alguém "rodar" a planilha manualmente.
Decisão de rota ou meta tomada com número de duas semanas atrás.

O que muda quando o pedido sai da planilha

	Planilha	Sistema com a política configurada
Registro do pedido	Anotado e digitado à parte depois	Feito no app, em campo, inclusive sem sinal no Android
Tabela de preço	Editável por qualquer pessoa com acesso ao arquivo	Vem do ERP e é aplicada automaticamente por cliente
Desconto fora da política	Passa se ninguém perceber	Cai para aprovação ou é bloqueado antes de o pedido seguir
Carteira e margem	Consolidadas à mão, semana a semana	Atualizadas a cada pedido
Integração com o ERP	Alguém confere e redigita	O pedido segue para o ERP pronto para faturar

Quando a política comercial está configurada no sistema, o vendedor opera dentro dela porque o sistema aplica a regra a cada pedido, e o gestor para de fiscalizar pedido a pedido para gerenciar resultado. Foi o que mudou na Copag: a política comercial foi mapeada e configurada na plataforma, e o pedido deixou de passar por camadas de aprovação que o processo não precisava ter.

→ Saiba mais sobre os três estágios de maturidade da operação comercial aqui

Quando a planilha continua no fluxo

Algumas planilhas fazem sentido mesmo depois da mudança. A de simulação de cenário e a de análise pontual continuam úteis, e os relatórios do sistema podem ser exportados para Excel sempre que alguém precisar cruzar dados. O que muda é que nenhuma delas volta a ser a fonte oficial de pedido, preço ou desconto.

Como estruturar a saída da planilha na prática

Mapeie o que está em uso. Liste cada arquivo com a versão, o responsável e o objetivo antes de decidir o que sai primeiro.
Separe registro de simulação. A planilha que registra o pedido sai do fluxo primeiro. A que projeta cenário pode continuar como ferramenta de análise.
Centralize a política comercial no sistema. Desconto, tabela de preço e alçada de aprovação viram regra aplicada automaticamente, sem depender de fórmula e de quem edita.
Prepare o time para o novo fluxo. A maior resistência costuma vir do hábito. O vendedor acostumado com "a planilha que ele entende" demora mais para confiar no sistema do que para aprender a usar.
Rode os dois fluxos em paralelo por um ciclo curto, normalmente de duas a quatro semanas, antes de desligar a planilha antiga.

O sinal de troca aparece quando a planilha deixa de registrar a operação e passa a escondê-la: o erro só aparece na reclamação do cliente e a margem só aparece no fechamento do mês. Isso pode acontecer com 15 clientes ou com 500.

→ Saiba mais sobre por que o pedido de venda nasce errado na indústria aqui

Quer mapear quais planilhas da sua operação comercial já viraram risco? Fale com um especialista da Arturia Sales Tech.

Perguntas frequentes sobre eliminar planilhas da operação comercial

A planilha precisa sair completamente da operação comercial?

Só do papel de registro oficial de pedido, preço e desconto. Ela continua útil para simulação de cenário e análise pontual, e os relatórios do sistema podem ser exportados para Excel quando alguém precisar cruzar dados.

Quanto tempo leva para migrar da planilha para um sistema?

Depende do volume de dados e da complexidade da política comercial. A integração com o Protheus fica pronta em até uma semana, com escopo fechado antes de começar. Para outros ERPs, escopo e prazo são levantados caso a caso. Depois disso, vale rodar planilha e sistema em paralelo por duas a quatro semanas.

Pequenas indústrias também precisam sair da planilha?

O critério é o estágio da operação. Enquanto uma pessoa consegue revisar cada pedido, a planilha cumpre a função. Quando o volume passa dessa capacidade, o que pode acontecer com 15 clientes ou com 500, o erro começa a passar sem ninguém ver.

Sair da planilha tira a flexibilidade de negociação?

A negociação continua, dentro de faixas definidas. O vendedor libera sozinho o que está dentro da faixa dele, a exceção vai para aprovação com registro, e o que a planilha permitia sem controle nenhum passa a ter dono e motivo.

A Arturia Sales Tech substitui o ERP da empresa?

Os dois trabalham juntos. A Arturia Sales Tech estrutura o que acontece antes de o pedido chegar ao ERP, como negociação, política e aprovação, e o ERP segue controlando financeiro, fiscal e estoque.